Wartungen werden in Prodify nicht im Outlook-Kalender geplant. Pro Anlage definieren Sie Intervalle und Prodify rechnet das nächste Fälligkeitsdatum automatisch aus. Eine Gantt-Timeline zeigt alle anstehenden Wartungen Wochen im Voraus.
- Maschinen + Wartungsvorlagen angelegt
- ×Wartungsplaner-Excel mit 200 Zeilen
- ×Outlook-Erinnerungen, die niemand öffnet
- ×Handgeschriebene Protokolle, ungeordnet abgelegt
- ×Audit-Vorbereitung dauert Tage
- Gantt-Timeline zeigt alle Wartungen Wochen im Voraus
- Erinnerung mit konfigurierbarem Vorlauf per Sammelmail
- Tablet-Workflow vor der Anlage — Dauer, Ersatzteile, optionale Checkliste
- PDF-Protokoll automatisch nach jeder Wartung
Die Gantt-Timeline
Die Wartungs-Timeline ist eine visuelle Übersicht aller geplanten Wartungen über mehrere Wochen oder Monate. Die Marker sind farbcodiert: überfällige Wartungen rot, im Fälligkeitsfenster gelb, bevorstehende blau und bereits erledigte grün. So sieht man Häufungen sofort und kann Personal entsprechend einplanen.
So ist die Wartungsübersicht aufgebaut
123456- 1Aktive & überfällige Pläne — Auf einen Blick: wie viele Wartungspläne laufen und ob etwas überfällig ist.
- 2Ansichten umschalten — Übersicht, Alle Pläne oder die Gantt-Timeline.
- 3Anstehende Wartungen — Die nächsten fälligen Wartungen, oben die dringendsten.
- 4Verantwortlichkeit — Wer die Wartung ausführt — z. B. Bediener oder Schlosser.
- 5Fälligkeit — Restzeit (z. B. „6 T“) und das genaue Fälligkeitsdatum.
- 6Abhaken — Per Häkchen direkt als erledigt markieren.
Eine Wartung durchführen
- 11. Wartung auswählenIn der Timeline oder auf dem Dashboard die fällige Wartung antippen.
- 22. Vor-Ort mit TabletIm Wartungs-Modul stehen die Schritte der Vorlage zur Verfügung.
- 33. Checkliste & ErsatzteileFalls der Plan eine Checkliste hat: Punkte abarbeiten (i.O./n.i.O./n.z., Messwert oder Notiz). Ersatzteil-Buchung integriert.
- 44. Abschluss erfassenDauer, Kosten, Ergebnis und Abschlussbericht (optional KI-verbessert) eintragen.
- 55. PDF-Protokoll automatischMit Plan, Person, Dauer, Kosten, Ergebnis, Ersatzteilen, Checklisten-Ergebnis und Notizen.
- 66. Nächste Fälligkeit berechnetDatum + Intervall → automatischer Folgetermin, Erinnerung mit konfigurierbarem Vorlauf.
Wer wann erinnert wird
| Zeitpunkt | Wer bekommt was |
|---|---|
| Vorab (Standard 7 Tage) | Eine Sammelmail an die konfigurierten Empfänger; Vorlauf 0–60 Tage einstellbar (extern Standard 14). |
| Am Fälligkeitstag | Wartung wird in der Timeline gelb (Fälligkeitsfenster) markiert. |
| Bei Überschreitung | Einmalige Überfällig-Sammelmail (innerhalb von 30 Tagen); Marker wird rot. |
Jede Wartung erhält eine eigene Vorgangsnummer im Format TTMMJJ-NNN(Erstell-Datum + durchlaufende Zahl) — sichtbar im Wartungs-Detail und im Wartungsnachweis-PDF. Sie stammt aus demselben firmenweiten Nummernkreis wie Tickets und externe Aufträge, ist also eindeutig (siehe „Ticketsystem“).
Ungeplante & vorgezogene Wartung
Nicht jede Wartung steht im Plan. Eine spontane Instandsetzung oder eine vorgezogene Wartung lässt sich jederzeit protokollieren — auch direkt am Mitarbeiter-Gerät über „Wartung protokollieren“. Den passenden Plan (oder „Allgemein“) wählt man im Dialog; Dauer, Kosten und Ersatzteile werden wie bei jeder Wartung erfasst.