Erste Schritte · Prodify Handbuch

Prodify ist kein Klick-und-Fertig-Tool — aber auch kein Monate-langes ERP-Projekt. Mit dem geführten Einrichtungs-Assistenten ist das Kern-Setup in unter 30 Minuten erledigt; wer der Reihenfolge unten folgt, ist nach wenigen Tagen mit allen Bereichen produktiv.

RELEVANT FÜR

AdministratorInstandhaltungsleiter

VORAUSSETZUNG

Admin-Account vorhanden
Anlagen-Liste verfügbar (Excel reicht)

ERGEBNIS

Ihr Betrieb arbeitet produktiv mit Prodify.

So lesen Sie diesen Setup-Pfad

Jeder Schritt enthält das Ziel, die konkrete Vorgehensweise und eine realistische Aufwands-Schätzung. Springen Sie nicht — die Schritte bauen aufeinander auf.

Schneller Start: der Einrichtungs-Assistent

Für den schnellsten Einstieg gibt es unter „Einrichtung“ (Sidebar, nur Admin) einen geführten Onboarding-Assistenten: In drei Schritten importieren Sie Maschinen, Ersatzteile und optional die Reparatur-Historie (Excel/CSV) — mit Fortschrittsbalken. Der Pfad unten erklärt jeden Bereich darüber hinaus im Detail.

Schritt 1 · Benutzer und Rollen anlegen

Bevor irgendjemand sinnvoll arbeiten kann, müssen die handelnden Personen im System sein — mit der richtigen Rolle. Wer welche Rolle bekommt, ist eine organisatorische Entscheidung, keine technische.

1
Admin-Konto besteht bereits
Bei der Registrierung des Arbeitsbereichs wurden automatisch Ihr Administrator-Konto, die Firma und ein 30-Tage-Test angelegt.
2
Team per E-Mail einladen
Unter Admin → Team Techniker und weitere Personen per Magic-Link einladen — die eingeladene Person setzt ihr Passwort selbst.
3
Geräte-Mitarbeiter ohne E-Mail (optional)
Wer nur per QR-Scan meldet, meldet sich am geteilten Hallen-Gerät per Name + PIN an (siehe „Geräte & PIN-Login“).

Schritt 2 · Abteilungen anlegen

Als Stammdaten-Struktur dienen „Abteilungen“ (z. B. Zerspanung, Montage). „Halle“ und „Linie“ sind zusätzlich freie Textfelder direkt an der Maschine. Diese Angaben tauchen später in allen Filtern auf — sauber gepflegt spart das viel Sucherei.

Schritt 3 · Maschinentypen definieren

Maschinentypen sind eine Abkürzung: Statt für jede Anlage einzeln zu pflegen, welche Wartungen sie braucht, definieren Sie ihn einmal pro Typ („CNC-Drehzentrum“, „Hubwagen“). Beim Anlegen einer Maschine wählen Sie den Typ — alle Vorlagen werden mitgenommen.

Praxis-Tipp

Lieber zu wenige Typen als zu viele. Wenn 10 Anlagen den gleichen Wartungsplan haben, gehören sie zum selben Typ — auch wenn der Hersteller variiert.

Schritt 4 · Wartungsvorlagen je Maschinentyp anlegen

Hier wird der Setup-Pfad zum Force-Multiplier: Jede Wartungsvorlage pro Typ wirkt sich automatisch auf alle Anlagen dieses Typs aus. Ändern Sie später eine Vorlage, profitieren alle 30 Anlagen davon.

Schritte 5–10 · Stammdaten, QR, Prüfungen, Tickets

1
Maschinen anlegen
Manuell oder per Bulk-Import via Excel-Vorlage. Anhänge wie Fotos/Datenblätter optional auf der Detailseite.
2
QR-Codes drucken und anbringen
A4-Etikettenbogen, laminieren oder Schutzfolie, an der Anlage auf Augenhöhe anbringen.
3
Wartungs-Intervalle pro Anlage prüfen
Startdatum für laufende Wartungen setzen, Gantt-Timeline kontrollieren.
4
Inventar erfassen
Werkzeuge, Hubwagen, Leitern — Bulk-Import empfohlen.
5
Pflicht-Prüfungen definieren
DGUV V3, TÜV, UVV pro Anlage mit Prüfer und letzter Prüfung.
6
Ticketsystem aktiv nutzen
Kick-off-Meeting mit Mitarbeitern, erste Wochen aktiv begleiten.

Wie alles zusammenhängt

DER LOGISCHE PFAD

VERWANDTE THEMEN

Maschinenverwaltung

Alle Anlagen mit Stammdaten, Standort, Foto und Historie an einem zentralen Ort.

Maschinentypen

Vorlagen-Logik: einmal pro Typ definieren, gilt für alle Anlagen dieses Typs.

Wartungsvorlagen

Wartungs- und Prüfaufgaben einmal pro Typ definieren — automatisch auf alle Anlagen anwendbar.

Benutzer & Rollen

Rechte-Verwaltung mit vier Rollen (Admin, Instandhaltungsleiter, Techniker, Werker) und Anmeldung per Passkey/Face-ID.