ERSTE SCHRITTE· 8 min Lesezeit

Vom ersten Login zum produktiven System.

Prodify ist kein Klick-und-Fertig-Tool — aber auch kein Monate-langes ERP-Projekt. Wer der unten beschriebenen Reihenfolge folgt, ist nach ein paar Tagen produktiv und nach 2–3 Wochen mit allen wichtigen Bereichen live.

RELEVANT FÜR

AdminIH-LeitungProjektleiter

VORAUSSETZUNG

Admin-Account vorhanden
Anlagen-Liste verfügbar (Excel reicht)

ERGEBNIS

Ihr Betrieb arbeitet produktiv mit Prodify.

So lesen Sie diesen Setup-Pfad

Jeder Schritt enthält das Ziel, die konkrete Vorgehensweise und eine realistische Aufwands-Schätzung. Springen Sie nicht — die Schritte bauen aufeinander auf.

Schritt 1 · Benutzer und Rollen anlegen

Bevor irgendjemand sinnvoll arbeiten kann, müssen die handelnden Personen im System sein — mit der richtigen Rolle. Wer welche Rolle bekommt, ist eine organisatorische Entscheidung, keine technische.

1
Admin-Konto erstellen
Ihr Hauptansprechpartner mit vollen Rechten. Üblicherweise IH-Leitung oder Geschäftsführung.
2
Techniker-Konten anlegen
Wer Wartungen dokumentiert und Tickets bearbeitet. Typisch 2–8 Personen pro Standort.
3
Werker-Konten anlegen (optional)
Wer nur Tickets per QR-Scan meldet. Können auch über ein gemeinsames Shopfloor-Tablet im Kiosk-Modus laufen.
4
Auditor-Konto (auf Anfrage)
Read-Only-Zugang für externe Prüfer oder QM-Beauftragte.

Aufwand · 30–60 Minuten

Sind alle Mitarbeitenden bekannt, ist dieser Schritt in einer Sitzung erledigt.

Schritt 2 · Hallen und Bereiche definieren

Hallen sind die geografische Top-Level-Einheit. Bereiche unterteilen sie weiter (z. B. „Halle 1 / Zerspanung“, „Halle 1 / Montage“). Diese Struktur taucht später in allen Filtern auf — sauber strukturiert hier spart später viel Sucherei.

Schritt 3 · Maschinentypen definieren

Maschinentypen sind eine Abkürzung: Statt für jede Anlage einzeln zu pflegen, welche Wartungen sie braucht, definieren Sie ihn einmal pro Typ („CNC-Drehzentrum“, „Hubwagen“). Beim Anlegen einer Maschine wählen Sie den Typ — alle Vorlagen werden mitgenommen.

Praxis-Tipp

Lieber zu wenige Typen als zu viele. Wenn 10 Anlagen den gleichen Wartungsplan haben, gehören sie zum selben Typ — auch wenn der Hersteller variiert.

Schritt 4 · Wartungsvorlagen je Maschinentyp anlegen

Hier wird der Setup-Pfad zum Force-Multiplier: Jede Wartungsvorlage pro Typ wirkt sich automatisch auf alle Anlagen dieses Typs aus. Ändern Sie später eine Vorlage, profitieren alle 30 Anlagen davon.

Schritte 5–10 · Stammdaten, QR, Prüfungen, Tickets

1
Maschinen anlegen
Manuell oder per Bulk-Import via Excel-Vorlage. Foto pro Anlage empfohlen.
2
QR-Codes drucken und anbringen
A4-Etikettenbogen, laminieren oder Schutzfolie, an der Anlage auf Augenhöhe anbringen.
3
Wartungs-Intervalle pro Anlage prüfen
Startdatum für laufende Wartungen setzen, Gantt-Timeline kontrollieren.
4
Inventar erfassen
Werkzeuge, Hubwagen, Leitern — Bulk-Import empfohlen.
5
Pflicht-Prüfungen definieren
DGUV V3, TÜV, UVV pro Anlage mit Prüfer und letzter Prüfung.
6
Ticketsystem aktiv nutzen
Kick-off-Meeting mit Werkern, erste Wochen aktiv begleiten.

Wie alles zusammenhängt

DER LOGISCHE PFAD

Sie sind live

Nach diesen 10 Schritten läuft Prodify produktiv. Weitere Module (Reports, externe Aufträge) ergänzen Sie nach Bedarf — die Basis ist jetzt stabil.

VERWANDTE THEMEN

Maschinenverwaltung

Alle Anlagen mit Stammdaten, Standort, Foto und Historie an einem zentralen Ort.

Maschinentypen

Vorlagen-Logik: einmal pro Typ definieren, gilt für alle Anlagen dieses Typs.

Wartungsvorlagen

Wartungs- und Prüfaufgaben einmal pro Typ definieren — automatisch auf alle Anlagen anwendbar.

Benutzer & Rollen

Rechte-Verwaltung mit vier Rollen plus Spezial-Zugängen für Auditoren.