Im Admin-Bereich justieren Sie die Feinheiten: Protokolle mit Ihrem Logo, Pflichtfelder pro Bereich, das lückenlose Audit-Log und der DSGVO-Datenexport. Diese Funktionen stehen Administratoren und — bis auf Abrechnung und Mail-Empfänger-Konfiguration — auch dem Instandhaltungsleiter offen.
- Admin-Account
PDF-Vorlagen & Branding
Der PDF-Vorlagen-Editor (unter Admin → Stammdaten → PDF-Vorlagen) deckt drei Dokumenttypen ab: Wartungsprotokoll, Ticket-Abschluss und Geschäftsbrief an Dienstleister. Es ist ein blockbasierter Editor mit Live-Vorschau — Logo, Akzentfarbe und neun Blocktypen (Kopf, Meta-Zeile, Schlüssel-Werte, Teiletabelle, Textblock, Signatur, Abstand, Fußzeile …) — so tragen Ihre Dokumente das Corporate Design. (Prüfprotokolle erzeugt das Prüfmittel-Modul separat.)
Pflichtfelder festlegen
Unter Admin → Workflows → Pflichtfelder bestimmen Sie pro Bereich (z. B. Maschinen, Tickets, Ersatzteile), welche Felder beim Anlegen ausgefüllt sein müssen. So erzwingen Sie saubere Stammdaten, ohne jeden einzeln daran erinnern zu müssen.
Stillstandskostensatz (€/Stunde)
Unter Admin → „Mail-Versand / Benachrichtigung“ → Stillstandskostenhinterlegen Sie einen firmenweiten Kostensatz pro Stillstandstunde. Damit weist der Leitstand den Produktionsverlust in Euro aus (Ausfallminuten × Satz ÷ 60). Richtwert: Maschinenstundensatz bzw. entgangener Deckungsbeitrag pro Stunde. Bleibt das Feld leer, zeigt der Leitstand Verluste nur als Ausfallstunden.
Gruppen & Rechte
Unter Admin → „Gruppen & Rechte“ steuern Sie die Zugriffsrechte feiner als über die vier Rollen — pro Bereich und Aktion, mit eigenen Gruppen, die sich im Team als Rolle zuweisen lassen. Details im eigenen Kapitel „Gruppen & Rechte“.
Mail-Versand / Benachrichtigung
Unter Admin → „Mail-Versand / Benachrichtigung“ legen Sie fest, welche automatischen E-Mails Prodify verschickt (Ticket-Abschluss, fällige Wartung, niedriger Bestand). Empfänger-Adressen je Kategorie pflegen Sie separat — Details im Kapitel „Benachrichtigungen“.
Audit-Log — wer hat was wann geändert
Jede Änderung — von der Ticket-Erfassung bis zur Lager-Buchung — wird automatisch protokolliert. Unter Admin → Protokoll → Audit-Log filtern Sie nach Benutzer, Aktion, Bereich oder Maschine und exportieren das Ergebnis als PDF. Die Einträge sind dauerhaft und nicht überschreibbar — ideal für Audits, Versicherungs- oder Reklamationsfälle.