ProdifyHandbuch
Tägliche Arbeit

Externe Aufträge

Fremdfirmen beauftragen: Dienstleister-Stammdaten, Auftrag als Geschäftsbrief, Status-Übersicht.

≈ 4 min Lesezeit

Nicht jede Reparatur macht das eigene Team. Kalibrierung, Spezial-Wartung, Garantiefall — Prodify verwaltet Ihre Dienstleister, erstellt den Auftrag als sauberen Geschäftsbrief und behält den Status im Blick.

RELEVANT FÜR
AdministratorInstandhaltungsleiterTechniker
VORAUSSETZUNG
  • Maschine oder Ticket, für das ein externer Auftrag entsteht
ERGEBNIS
Externe Arbeiten sind beauftragt, dokumentiert und nachverfolgbar — nichts geht im Mail-Postfach verloren.

Dienstleister-Stammdaten

Hinterlegen Sie Ihre Partnerfirmen einmal mit Kontaktdaten und Gewerk. Beim Anlegen eines Auftrags wählen Sie den Dienstleister aus — Adresse und Ansprechpartner sind sofort befüllt.

Vom Bedarf zum erledigten Auftrag

Externer Auftrag
  1. 1
    Auftrag anlegen
    Titel, Dienstleister, Kosten/Referenz und Beschreibung. Ein Maschinenbezug entsteht, wenn der Auftrag aus einem (extern markierten) Ticket erzeugt wird.
  2. 2
    Geschäftsbrief erzeugen
    Prodify erstellt ein PDF im Briefformat — versandfertig als PDF, Link oder Mail.
  3. 3
    Status verfolgen
    In einer durchsuch- und filterbaren Tabelle (mobil als Karten-Liste) mit Status-Badges und Status-Dropdown — kein Kanban, kein Drag & Drop.
  4. 4
    Abschließen
    Status auf „Erledigt“ setzen (Abschlussdatum automatisch); dokumentiert wird über Beschreibung und Notizen.

Jeder externe Auftrag erhält automatisch eine eindeutige Vorgangsnummer im Format TTMMJJ-NNN (z. B. 200626-042) — aus demselben firmenweiten Nummernkreis wie Tickets und Wartungen. Details siehe Kapitel „Ticketsystem“.

Pflicht-Prüfungen durch Fremdfirmen
Gesetzliche Prüfungen (DGUV V3/UVV, Druckbehälter/Aufzüge), die eine Fremdfirma durchführt, laufen NICHT über externe Aufträge, sondern über das Prüf-/Wartungs-Modul (eigener Dialog mit Prüfer, Mängeln und Nachprüfung). Details im Kapitel „DGUV V3 · TÜV · UVV“.
VERWANDTE THEMEN
DGUV V3 · TÜV · UVV
Gesetzliche Pflicht-Prüfungen mit Vorlagen, Fristen, Prüfern und revisionssicheren PDFs.
Ticketsystem
Vom QR-Scan zum geschlossenen Auftrag — Störungen erfassen, bearbeiten, dokumentieren.
Benachrichtigungen
Drei Wege: In-App-Glocke, E-Mail-Empfänger pro Kategorie und Push-Mitteilungen aufs Gerät.