ProdifyHandbuch
Tägliche Arbeit

Ersatzteillager

Vom Sichtbestand zum aktiven Lager-Management mit QR-Etiketten und Bestellpipeline.

≈ 6 min Lesezeit

Jedes Ersatzteil mit Foto, Teilenummer, Lagerort und Mindestbestand. Sinkt der Bestand unter die Schwelle, leuchtet die Karte und eine Mail geht an die zuständige Person — lange bevor das Regal leer ist.

RELEVANT FÜR
TechnikerInstandhaltungsleiter
VORAUSSETZUNG
  • Maschinen angelegt (für die Zuordnung)
ERGEBNIS
Niemand muss mehr in leere Regale schauen — Mindestbestand-Alert kommt rechtzeitig.
OHNE PRODIFY
„Müsste noch da sein…“
  • ×Sichtbestand reicht nicht — erst beim Greifen ist das Regal leer
  • ×Bestellungen werden vergessen, dann Eskalations-Lieferung
  • ×Keine Übersicht über tatsächliche Lagerwerte
  • ×Wer hat was wann entnommen? Unbekannt.
MIT PRODIFY
Aktives Lager mit Frühwarnung
  • Min-Bestand-Alarm geht raus, bevor das Regal leer ist
  • PDF-Geschäftsbrief an Lieferant in 30 Sekunden generiert
  • Wareneingang per QR-Scan — Bestand wird automatisch hochgesetzt
  • Jede Bewegung im Audit-Log nachvollziehbar

So ist die Ersatzteil-Liste aufgebaut

Ersatzteil-Liste in Prodify123456
Die Ersatzteil-Liste — die Nummern erklären die wichtigsten Bereiche
  • 1Anlegen & Importieren — Neue Ersatzteile einzeln anlegen, per Excel importieren oder scannen.
  • 2Suche & Filter — Schnell finden — z. B. „Nur niedriger Bestand“ einblenden.
  • 3Artikel — Name, Teilenummer, Hersteller und Lagerort auf einen Blick.
  • 4Niedriger Bestand — Artikel unter dem Mindestbestand sind klar markiert.
  • 5Bestand & Mindestbestand — Aktueller Bestand, Mindestmenge und Preis.
  • 6QR & Aktionen — QR-Code zum Scannen, Buchungen und Bestellung direkt aus der Zeile.

Stammdaten pro Ersatzteil

FeldBeispiel
BezeichnungHydraulikfilter HF-820
Teilenummer (Hersteller)PARK-820HF
FotoJPG/PNG
Lagerort (Halle · Regal · Fach)Halle 1 · R4 · FC
Mindestbestand2 Stück
Aktueller Bestand5 Stück
Bewertungspreisgleitender Durchschnitt aus den Wareneingängen

Buchung beim Verbrauch

  1. 1
    QR-Code am Regal scannen
    Oder das Ersatzteil im Ticket / Wartungs-Protokoll auswählen.
  2. 2
    Verbrauchte Menge eingeben
    Standardmäßig 1 — anpassbar.
  3. 3
    Buchung speichern
    Bestand sinkt automatisch, Bewegung wird im Audit-Log dokumentiert.
  4. 4
    Bestand im Blick
    Sinkt der Bestand unter den Mindestbestand, wird die Karte markiert. Eine Mindestbestand-Mail geht nicht bei jeder Entnahme, sondern beim Ticket-Abschluss (erstmalige Unterschreitung) bzw. als Wochen-Übersicht an die konfigurierten Empfänger.

Bestellungen über die komplette Pipeline

DER BESTELL-PROZESS
  1. 1
    1. Bestellanfrage erstellen
    Aus der Ersatzteil-Detailseite oder dem Mindestbestand-Alert.
  2. 2
    2. PDF-Geschäftsbrief generieren
    Briefkopf, Lieferanten-Daten, Artikelliste, Frist — als PDF, versendbar per Mail.
  3. 3
    3. Manuell an Lieferant senden
    Neue Bestellungen starten als „offen“; den Versand an den Lieferanten lösen Sie bewusst selbst aus (Status-Tracking im System).
  4. 4
    4. „Lieferung erhalten“ buchen
    Auf /spare-parts/orders die gelieferte Menge und optional den Stückpreis eingeben — der Bestand wird hochgesetzt, Status „angekommen“.
  5. 5
    5. Bestellung abgeschlossen
    Audit-Trail vollständig — von Bestellanfrage bis Wareneingang.
Foto-Tipp
Ein Foto pro Ersatzteil hilft Mitarbeitern enorm beim Auffinden im Regal — vor allem bei seltenen Teilen, die nur die erfahrenen Techniker im Kopf haben.
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Brücke zwischen Halle und System: Scan öffnet Ticket, Wartung oder Lager-Buchung.
Benachrichtigungen
Drei Wege: In-App-Glocke, E-Mail-Empfänger pro Kategorie und Push-Mitteilungen aufs Gerät.